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Facturación Electrónica: Aspectos generales a considerar para quien enfrenta esta nueva obligación

 

En este año surge la obligación de la emisión y uso de facturas electrónicas. Lo anterior, para muchos contribuyentes y ciudadanos, ha generado un “cambio abismal”, existiendo tanto comentarios a favor como en contra.
A nivel de normativa en Costa Rica, el tema se maneja al día de hoy como producto de la Ley No. 9416, denominada Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, en la que se indica textualmente en el artículo 2, que el uso de la facturación electrónica debe ser obligatorio.
La facturación electrónica es una formalización en la economía, ya que -en principio-, todos los contribuyentes se van a encontrar reportando en tiempo real al Ministerio de Hacienda sus comprobantes de ingresos emitidos. Esto es esencial para el control tributario, ya que le otorga la información necesaria a la Administración Tributaria para que realice una mejor recaudación, y de igual manera, una mejor gestión y verificación.
Con la facturación electrónica, la Administración recibirá la información relevante de las operaciones, obteniendo de forma desagregada los siguientes datos:

 

  • Quién factura (emisor).
  • Quién recibe la factura (receptor).
  • Monto factura.
  • Fecha (al ser validada por el sistema, fecha cierta de la transacción).
  • Detalle o concepto de la factura.

 

Como elemento de control adicional, se debe indicar que estas facturas no son “anulables”, sino que deberá seguirse un procedimiento formal para dejarla sin efecto (por medio de notas de crédito electrónicas).  Este procedimiento permite la trazabilidad de las operaciones, fundamental para la verificación por parte de la Administración Tributaria.
Es importante entender que la normativa de comprobantes electrónicos no reforma a nivel tributario material, es decir, lo que modifica es el medio y forma en la que se deben emitir los comprobantes electrónicos, pero no la obligación tributaria y sus características.
Resaltamos lo anterior, ya que, debido a esta obligación, muchos contribuyentes han iniciado a cuestionar sus prácticas habituales, las cuales en varias ocasiones, no cumplen con lo estipulado en el ordenamiento, como si fuera consecuencia de la facturación electrónica este incumplimiento.
En atención a esto, es necesario hacer una interpretación integral de la norma. Interrogantes como “¿ahora todos tienen que emitir facturas?, ¿en qué me afecta a mí que una persona no me dé comprobantes autorizados?”, son preguntas que se responden, no con la normativa de los comprobantes electrónicos, sino con la normativa tributaria general y vigente incluso antes de la normativa de los citados comprobantes.
En cuanto la obligatoriedad del uso de estos documentos, la Resolución No. DGT-R-12-2018, de fecha 19 de febrero, establece la obligatoriedad para la emisión de comprobantes, a todos los contribuyentes, según el último dígito de su número de identificación, sea esta persona física o jurídica:

 

  • Si su último dígito es 1, 2 y 3, inició el pasado primero de septiembre 2018.
  • Para los dígitos 4, 5 y 6, inició a partir del 1º de octubre 2018.
  • Para los dígitos 7, 8, 9 y 0, iniciará a partir del 1º de noviembre 2018.

 

El inicio del uso de los comprobantes no debe ser una decisión espontánea por parte del contribuyente, ya que se debe seguir un procedimiento previo a nivel interno, otro ante la administración tributaria y, además, realizar acciones posteriores para dar inicio formalmente con la emisión de los comprobantes electrónicos.
En cuanto al procedimiento previo, se debe tomar una decisión fundamental y es sobre cuál sistema utilizará para emitir estos comprobantes. Se otorgan tres opciones posibles para elegir: 1) desarrollar un programa propio; 2) contratar a un proveedor (sea gratuito o de suscripción) y 3) utilizar el sistema gratuito del Ministerio de Hacienda.
Posteriormente, se debe realizar la modificación a nivel del Registro Único Tributario, la cual puede hacerse de manera digital, por medio de la Administración Tributaria Virtual (ATV) o presencialmente en las oficinas de la Administración Tributaria.
Posteriormente, debe obtenerse la llave criptográfica (método de seguridad que garantizan la integridad, autenticidad y autoría de los comprobantes electrónicos), independientemente si se utiliza o no el sistema gratuito de facturación electrónica ofrecido por el Ministerio de Hacienda. La llave criptográfica es la que permitirá indicar que el contribuyente es el que realmente está emitiendo los comprobantes electrónicos.
Por último, parte de las generalidades que deben conocer es la obligación de los receptores de facturas electrónicas. Los receptores de los comprobantes deben, por mandato de los artículos 9 y 10 de la citada Resolución No. DGT-R-48-2016, realizar la confirmación de los comprobantes en un plazo no mayor a 8 días hábiles. Caso contrario, no podrán tomar dichos gastos como deducibles.
En próximas publicaciones, se ampliará el tema de los requisitos de los comprobantes, tipos de comprobantes, emisión de representaciones gráficas, métodos de contingencia, obligación de conservación de los comprobantes, entre otros temas que se encuentran alrededor de los comprobantes electrónicos.
En Grupo Camacho Internacional estamos para apoyarle en la implementación de la facturación electrónica. Realizamos capacitaciones para el personal que se encuentre relacionado al ciclo contable, de preparación de pagos a proveedores, además para apoyarle en la modificación en el Registro Único Tributario, y en general, atender de manera personalizada, sus consultas específicas sobre el tema, tanto de procedimientos a seguir, como de la emisión, recepción y entre otras que surgen en el uso cotidiano de los comprobantes electrónicos.

 

Bernal Alfaro

 

Consultor de impuestos

 

balfaro@grupocamacho.com