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Obligatoriedad de utilización de EXONET

La ley de fortalecimiento de las finanzas públicas, además de incluir grandes cambios
sustanciales, trae consigo una serie de obligaciones formales y administrativas. Ejemplo de
ello es que, en muchos de los casos para poder gozar de las exoneraciones establecidas en
la ley, se deberá realizar un proceso de inscripción y solicitud en el sistema “EXONET”.

Un primer aspecto que resaltar es que, el sistema “EXONET” no es nuevo, sino que se creó
desde el 2004, para registrar y realizar solicitudes de exoneraciones. A pesar de esto, su
aplicación estaba enfocada a pocos supuestos que regula el artículo 9 del decreto
ejecutivo número 31611-H. Dentro de estos supuestos se mencionan: Equipo médico,
Insumos agrícolas, Bomberos de Costa Rica, entre otros.

Por su parte, el “Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado”, en su
artículo 11, inciso 9, estableció también los casos en los que se debe realizar el proceso de
inscripción y solicitud, para ser beneficiario de la exoneración. Los supuestos establecidos
en dicha norma se pueden resumir de la siguiente manera: La Cruz Roja, El cuerpo de
Bomberos de Costa Rica, las micro y pequeñas empresas (así inscritas en el MEIC), las
micro y pequeñas empresas agrícolas (así inscritas en el MAG), los concesionarios o
permisionarios de transporte terrestre de personas o servicio de cabotaje de personas, la
EARTH, el INCAE, la Fundación Ayúdenos a Ayudar, Asociación Pro-Hospital Nacional de
Niños, Fundación para el Rescate y Protección del Patrimonio de la Casa Presidencial, la
Asociación Obras del Espíritu Santo, Federación Cruzada Nacional de Protección al
Anciano, las Asociaciones de Desarrollo Comunal, las Junta de Educación y Administrativas
de escuelas o colegios, las ASADAS, los importadores de algunos equipos médicos (por
ejemplo: sillas de ruedas, equipo ortopédico, entre otros) y contribuyentes registrados
como exportadores.

Otro aspecto esencial del artículo 11, inciso 9 del reglamento en cuestión, es que
establece de manera expresa en su último párrafo que: “Las exenciones indicadas en el
artículo 8 de la Ley y no contempladas en este apartado no requerirán de autorización
para su aplicación, debiendo respaldar sus operaciones mediante los comprobantes
electrónicos autorizados por la Administración Tributaria, así como en sus registros
contables.” De esta forma, quedan por fuera de la obligación mencionada, algunos casos
importantes, como es en lo que respecta a las empresas en Régimen de Zonas Francas,
quienes gozan de la exención sin necesidad del trámite respectivo.

Con esta regulación se puede decir que hay no solo una carga administrativa de quienes
deben inscribirse, sino también de quienes son proveedores de dichos beneficiarios.
Esto se debe especialmente a que, a la hora de facturar a un ente exento, el proveedor
debe de indicar en el comprobante electrónico los datos de la exoneración, que le permitan a la
Administración Tributaria conocer que fue dada de forma correcta, esto de conformidad
con las nuevas regulaciones de comprobantes electrónicos (versión 4.3). Esto implica
también, la necesidad de que si nuestra empresa es proveedora de alguno de los entes,
órganos o instituciones que requieren dicha autorización, se deba verificar por los medios
disponibles, por una parte, que se encuentre con la debidamente autorizado y, por otro
lado, que dicha autorización se encuentre vigente.

Por otra parte, recientemente el Ministerio de Hacienda dictó una resolución mediante la
que establece que los proveedores de la Caja Costarricense del Seguro Social y de las
Municipalidades, también pueden solicitar exención para que adquieran bienes y servicios
necesarios para las operaciones con dichas instituciones sin el pago del Impuesto. Dicha
solicitud se hace por medio de una orden especial, que se deberá tramitar por medio del
sistema “EXONET”. Así las cosas, estos sujetos podrán optar por dicha exención o también
si no lo hacen, tendrán derecho a crédito pleno sobre las compras que hagan para tales
fines.

A este punto, se debe de mencionar que hay dos grandes momentos en términos de dar
un breve esbozo del procedimiento para cumplir con dicha obligación. El primer
momento, se refiere a una solicitud de inscripción en el sistema, para lo cual solamente se
debe ingresar al portal de “EXONET” y llenar el formulario web denominado “Solicitud de
registro de beneficiario”. Una vez enviado el formulario mencionado, se genera un
archivo, que indica los documentos que deben presentarse de forma física en el
departamento de exenciones del Ministerio de Hacienda. Al completar dicho trámite, se
debe esperar a que el departamento exenciones envíe un correo electrónico, que
contiene un enlace de activación, para que el usuario pueda finalizar el proceso de
inscripción y, resulta de interés mencionar que, al tratarse de una solicitud, podría ser
aprobada o denegada.

Hasta el momento en el que se concluye el registro descrito con anterioridad, es cuando
se puede iniciar a gestionar la solicitud formal de exoneración por medio del portal web.
De esta forma, se debe de ingresar al sistema y dirigirse al apartado de “Nueva solicitud”,
donde se seleccionará entre varias opciones posibles y se procederá a llenar el formulario
de solicitud. El llenado de esta solicitud tiene un coste administrativo alto, ya que no se
emiten las conocidas “cartas abiertas”, sino que el sistema requiere indicar uno a uno los
bienes y/o servicios en los cuales se va a utilizar la exención.

Al enviarse la solicitud de exoneración, se debe tomar en consideración que la
Administración Tributaria cuenta con 2 meses para contestar dicha gestión, sea favorable
o desfavorablemente. Además, según lo dispuesto en el manual del sistema al ingresar
la solicitud el proceso interno es el siguiente: La solicitud se pone en conocimiento de
un analista (en algunos casos especiales la solicitud es enviada en primer lugar a un ente
recomendado rector de la actividad). El analista puede devolver la solicitud para que se
efectúen correcciones o enviar una recomendación al coordinador de exencione. Este
último, de conformidad con la recomendación del analista aprueba o desaprueba la
solicitud.

Tomando lo dicho, es importante recalcar la importancia de que los beneficiarios de una
exención verifiquen en primer lugar si están obligados a realizar dicha solicitud y en caso
afirmativo lo realicen cuanto antes, para poder gozar plenamente de estas. Al mismo
tiempo, los proveedores de personas sean físicas o jurídicas, que tienen este beneficio
deben verificar toda la información referente a las exoneraciones que brinden, con el fin
de evitar aplicaciones indebidas de las exenciones.

 

Gabriel Arroyo Oconitrillo

Consultor Departamento Legal