Artículo original publicado por HLB Internacional, Red global de firmas de impuestos y auditorías de la que GCI es miembro.

Los casos de COVID – 19 continúan en aumento en el mundo entero. Costa Rica y Centroamérica no son la excepción. Mientras que las autoridades sanitarias y gobiernos están respondiendo a tiempo completo a la crisis sanitaria, hay otras consecuencias que le siguen y que, como empresarios, debemos tener en cuenta.

Una pandemia como el coronavirus trae consigo consecuencias inevitables más allá de la salud: disminución en el nivel de los negocios, baja en la confianza de los consumidores y en la confianza de los mercados y finalmente una recesión global.

Prepararnos para mitigar estos tiempos difíciles y poner en marcha los planes de acción necesarios para asegurar la continuidad del negocio debería ser el objetivo número uno de empresarios y gerentes en este momento.

Respuestas y toma de decisiones rápidas, contar con el equipo adecuado y tener claro los roles de cada uno de ellos es fundamental. Deberá planear y tomar acción en áreas tan variadas como desarrollo humano, TI, proveeduría y cadena de abastecimiento, comunicaciones y finanzas.

A continuación, un par de acciones que todo líder debe considerar – cortesía de HLB – y otro par, propios desde GCI.

SUS COLABORADORES PRIMERO

Cuando se trata de una crisis sanitaria lo primero sí o sí, debe ser la salud. Asegúrese de que sus colaboradores estén a salvo. En situaciones como estas es necesario conocer el paradero de sus colaboradores, las zonas de residencia y qué tan expuestos o no están al virus.

Siga las recomendaciones de las instituciones sanitarias de sus países y de la Organización Mundial de la Salud. No se exponga ni exponga a su equipo. Si es posible ejecute estrategias de teletrabajo.

Sabemos que no todos los negocios o equipos están preparados para ello, pero hagan el esfuerzo. Tomemos esta crisis como oportunidad para innovar, plantear nuevos procesos de control y revisión a distancia. (HLB generó una encuesta global hace un par de meses sobre los retos de las empresas en la próxima década, invitados a leer los resultados acá: https://www.hlb.global/surveyofbusinessleaders)

Tenga en cuenta que no todos los puestos de su negocio pueden funcionar a distancia. Sea franco con ello y prepárese de manera acorde. Considere tomar medidas de higiene extra en el espacio de trabajo y por supuesto, valore cuál sería el impacto para el negocio en la eventualidad de que ellos deban obligatoriamente quedarse en casa.

Pensar en su equipo de trabajo y la seguridad de ellos es sin duda el primer punto a considerar en el manejo de crisis.

INFRAESTRUCTURA DE TI

La seguridad informática y herramientas de trabajo remoto juegan un papel esencial en el manejo de la crisis. Ya sea que su oficina cuente con un CTO o jefe de TI, trabaje con un equipo de soporte a distancia o sean ustedes mismos quienes se hagan cargo del tema.

Debe tomarse las medidas adecuadas y asegurar una infraestructura de tecnologías de la información sólida, que permita la continuidad del negocio y minimice los riesgos.

Es el momento de asegurar el correcto uso de redes seguras, almacenajes en la nube y protocolos de acceso. Además, si el equipo de trabajo permanecerá en sus casas es fundamental asegurarse que aquellos procesos / trabajos en servidores locales se mantenga funcionando desde la oficina, para que cada uno pueda acceder sin problemas.

La ciber seguridad toma relevancia también. Los momentos de crisis son el ambiente ideal para que ciber criminales intenten atacar sus sistemas. Sobre todo, aprovechando que sus colaboradores utilizarán sus redes de internet domésticas o inclusive, sus equipos personales.

La seguridad e infraestructura de TI NO pueden tomarse a la ligera durante la crisis.

SU CADENA DE ABASTECIMIENTO

La pandemia del coronavirus ha afectado fuertemente las cadenas globales de abastecimiento. Tener claro sus proveedores locales e internacional, las materias primas o equipos que requiere y el origen geográfico de ellos es fundamental.

Revise cuáles son esos puntos de su cadena de abastecimiento que se pueden ver más afectados y verifique si puede contar con proveedores de respaldo. Defina los protocolos para su equipo de compra, verifique su inventario y confirme o proyecte algo que nos sospechamos… ¿Cuánto impactará el COVID – 19 en sus niveles de ventas?

Conocer el estado de su cadena de abastecimiento y el nivel de sus ventas, identificar los elementos críticos y cómo estabilizarlos es también una obligación en estos tiempos de crisis.

LOS CANALES DE COMUNICACIÓN SON VITALES

Mantener a sus públicos clave (internos y externos) informados sobre la evolución del problema y las acciones tomadas es fundamental. Sobretodo en épocas donde las noticias falsas e información no verificada se propagan tan rápidamente.

Insista a sus colaboradores en informarse solo por los canales oficiales (de la empresa y del gobierno).

Cuide sus mensajes y prepare canales más expeditos de comunicación. Una situación sanitaria como el COVID – 19 exige comunicaciones oficiales inmediatas… No se olvide las comunicaciones horizontales, los mensajes de sus colaboradores hacia usted o el equipo son tan necesarios como aquellos que surjan desde la compañía. Conocer en todo momento el estado de salud de cada colaborador se hace urgente para la toma de medidas preventivas en el resto del equipo.

No se olvide de sus clientes, accionistas y otros stakeholders.

Infórmeles sobre las acciones tomadas, recuérdeles los horarios o cambios de ellos, invíteles a mantener la calma y sobretodo, a cumplir con los protocolos de salud e higiene recomendados por las instituciones locales de sanidad.

La crisis – en términos de comunicación – también es una excelente oportunidad para ganar o mantener la confianza de sus públicos.

CUMPLA CON SUS OBLIGACIONES FINANCIERAS Y TRIBUTARIAS

En tiempos de crisis es normal que nos olvidemos de algunas obligaciones, pero hay que saber exactamente cuáles son esas que se posponen. Identifique muy bien sus obligaciones financieras y tributarias y realice las acciones y proyecciones necesarias para hacerles frente.

Tenga en consideración aquellos pagos críticos para el mantenimiento de su negocio, no vaya a ser que, además de la crisis existente, su situación se agrave por el no pago a un proveedor o servicio público. Las herramientas tecnológicas y plataformas bancarias en línea son un excelente aliado para esto.

Recuerde sus tributos. Aún en épocas de crisis debemos cumplir con la presentación y pago de impuestos según cada uno de nuestros países. Pero manténgase atento a las noticias. Ya en varios países, como en Costa Rica, está en discusión proyectos de ley para plantear moratorias a los impuestos.

Valore qué es mejor para su flujo de caja y con base en ello tome las decisiones financieras y de pago de tributos.

Conocer el estado de sus finanzas y tomar decisiones informadas le permitirá sortear la crisis de la mejor manera posible.

VEA HACIA EL FUTURO

Es imposible predecir el futuro del coronavirus para las próximas semanas o meses y mucho más, identificar aún el impacto que la pandemia tendrá en la economía.

Aun así, es fundamental que piense a futuro. Los líderes de negocio deberían estar enfocados en acciones de dos vías: la toma de decisiones inmediatas y la constante evaluación de sus planes de contingencia que le aseguren la continuidad del negocio. Genere escenarios, utilice modelos para definir sus próximos pasos.

Utilice el análisis de datos y la información disponible por el Banco Mundial, el Fondo Monetario Internacional y la OCDE a su favor. Quizás el panorama se ve incierto en este momento, pero las decisiones informadas y acciones optimistas de cada empresario permitirán asegurar que, en cuanto sea el momento, las operaciones regresen a la normalidad.

*Puede leer el artículo original de HLB aquí.