Daily Archives: marzo 17, 2021

¿Qué deja el teletrabajo? Un equipo altamente comprometido y ahorros significativos para todos.

 

 

 

 

 

 

 

 

Algunos tips para que su empresa también lo logre.

 

Cumplimos un año con casos de COVID 19 en Costa Rica y en paralelo, en GCI celebramos un año de, literalmente, dejar la oficina – como concepto físico – atrás.

Atrás también quedaron las conversaciones de pasillo, que se convirtieron ahora en llamadas cortas para resolver algo… Los cafés de doña Ruth y por supuesto, las interminables presas para ir y volver de San Pedro.

Cuando digo que dejamos la oficina literalmente atrás, lo digo en serio.

Aún más de un cliente se sorprende al darse cuenta de que llevamos, para ser exactos, 365 días de que el equipo de trabajo no visite el piso 2 de Ofiplaza del Este. ¡No nos creen! Nos preguntan y re-preguntan para verificar que hablamos en serio.

El 17 de marzo de hace un año apagamos las luces, colocamos un rótulo improvisado: “Estamos en trabajo remoto hasta nuevo aviso” y cerramos la puerta.

La oficina la visitamos muy esporádicamente los socios, personal administrativo y de limpieza. Cuando mucho, mis socios y yo hemos compartido unas 5 reuniones presenciales en los últimos 4 meses.

Desde entonces, las dinámicas de todos en GCI han cambiado y el futuro, sin duda, contempla una combinación de trabajo remoto con presencia esporádica en la oficina, eso sí cuando ya sea completamente seguro.

El éxito del trabajo remoto recae en dos grandes áreas que nunca se pueden separarlos recursos o herramientas para trabajar desde casa y, por supuesto, el equipo humano para lograrlo. 

 

Lo que se necesita, cuando se necesita

Personalmente, tenía experiencia teletrabajando por alrededor de 3 años en mi anterior empresa; pero es completamente distinto cuando se trata de pasar una empresa 100% física – sí, antes de marzo 2020 en GCI prácticamente no se teletrabajaba – con negocios multipaís y una amplia cartera de todo tipo de cliente, a una 100% virtual literalmente de un día para otro.

Esta experiencia ahora nos tiene a cada uno trabajando desde diversos rincones de Costa Rica, atendiendo a clientes alrededor del mundo y ejecutando proyectos igual – o mejor – a como lo hacíamos desde la oficina.

¿Qué se requiere sí o sí para que todo siga igual? Tener las herramientas necesarias en el momento adecuado.

  1. La continuidad está en los datoscada colaborador debe tener siempre acceso a:
  • archivos,
  • software,
  • sistemas de control interno, y
  • plataformas de comunicación (video llamada y chat) necesarias para desarrollar sus tareas de manera adecuada, igual a como lo estaría haciendo en la oficina.

En GCI tuvimos la suerte ¿o visión? de estar, justo en ese momento en que debimos abandonar la oficina, en el proceso de migrar nuestros servidores a la nube. Los archivos de trabajo, procesos administrativos y datos acumulados por años están ahora disponibles desde cualquier dispositivo, siempre con la seguridad adecuada.

Pero justo ahí es donde salta la liebre… ¡Mucho cuidado con la ciberseguridad!

  1. Redes seguras para trasiego de información.  Usted y cada colaborador deben tener claro una serie de condiciones para teletrabajar:
  • Debe ser obligatorio la conexión vía internet por medio de redes seguras. Según el tipo de información del negocio, será útil sistemas de bloqueo de archivos, sitios web o plataformas transaccionales que puedan poner en riesgo la integridad de la información. Se pueden establecer políticas de acción en caso de que un colaborador deba conectarse desde un sitio público o centro de trabajo compartido.
  • La seguridad pasa también por la confidencialidad de información. Los contratos de confidencialidad laboral se quedan cortos cuando el colaborador debe atender llamadas y reuniones en un entorno rodeado por los demás miembros de su casa. Siempre son bienvenidas las charlas y talleres para aprender a llevar algo que antes no era lo usual. Más allá de los procesos y documentación, la actitud mental es realmente lo fundamental. Cada colaborador debe tener claro que su función es trascendente en la custodia de información interna y de terceros. Tanto o más que cuando nos veíamos a diario.
  1. El espacio de trabajo. Para que un negocio continúe como de costumbre, aun cuando cada uno está en su casa, se requieren unos mínimos que le permitan al colaborador ejercer sus funciones de manera adecuada:
  •  Conexión a internet con un mínimo de velocidad, que permita atender video llamadas o descargar y cargar archivos que requieren cierto ancho de banda.
  • Un espacio silencioso preferiblemente dedicado en exclusiva al trabajo. Es recomendable evitar que ese espacio de trabajo sea en su habitación, su sitio de descanso o de alimentación.
  • Un fondo neutro o que no vaya a afectar el desarrollo del día a día laboral.

 

Cada colaborador debe ser consciente y comunicar a su familia que, para teletrabajar, requiere de cierto tipo de entorno y evitar las distracciones durante la jornada. Por supuesto que la complejidad de este reto es directamente dependiente del número y la edad de los miembros de la familia.

 

Hablando de Ciberseguridad, en este link puede acceder a un Informe sobre Ciberseguridad en medio de la pandemia. Lo trabajamos junto a nuestros colegas de HLB Digital e incluye resultados de una encuesta y análisis sobre las percepciones de los dueños de negocios. 

 

Lo importante es la gente

La otra gran variable para el éxito del trabajo remoto es el equipo de trabajo.

Los colaboradores deben estar comprometidos con sus roles y, sin duda, debe existir una relación de alta confianza entre la empresa y ellos. A pesar de la distancia, hoy debemos confiar aún más en cada uno de ellos de lo que lo hacíamos cuando teníamos más de 8 horas de convivencia constante.

Al final, por más sistemas de monitoreo que se implementen, los proyectos serán exitosos en el tanto que quienes deben trabajarlos lo hacen a consciencia y con calidad, aun cuando no haya alguien mirándolos detrás del hombro. El paradigma de control cambió hacia la gestión por objetivos y el aseguramiento de la calidad como un proceso continuo.

Nuestra ventaja: el equipo ha encontrado múltiples beneficios en el teletrabajo y está consciente, a la vez, de la responsabilidad que representa.

Nuestros consultores consideran un alivio el no perder tiempo viajando, que ahora disfrutan con su familia o simplemente tomando un descanso. Han estrechado sus lazos familiares y además se ahorran gastos recurrentes en taxis, buses y comidas fuera de casa.  El trabajo remoto nos hizo descubrir las bondades de una vida más equilibrada.

Nuestro equipo gerencial también ve aspectos positivos. Ahora atienden las dudas del equipo a través de un sistema de mensajes y llamadas, en vez de interrupciones en caliente. Esto permite mayor concentración cuando hay algún urgente por sacar y manejar de mejor manera sus tiempos.

¡Ni qué decir el dejar de lado los tiempos de traslado entre una y otra reunión! Ahora atendemos muchos más clientes en la misma cantidad de horas laborales.

Eso sí, la responsabilidad al teletrabajar pasa también por saber cuándo parar y descansar.

“Incluso los sábados y los domingos, me metía a hacer cosas… No hay como una obligatoriedad y sé que la empresa puede hacer poco por eso, pero como uno tiene la computadora y todas las cosas tan cerca, entonces uno dice, voy a meterle tiempo a este proyecto. De por sí no tengo nada más que hacer,” asegura uno de nuestros consultores, quien se descubrió en algún momento trabajando a deshoras.

Ya aprendió y ahora para él es fundamental darle la importancia necesaria al descanso, salir del trabajo y desconectarse.

¡Con toda razón! Sino el equipo de trabajo está cansado, literalmente fundido y la calidad del servicio puede disminuir. Cuando uno está a cargo de un equipo de personas, por supuesto que agradece la convicción, el empeño y la pasión que va más allá del mínimo obligatorio, pero se debe tener máximo cuidado sobre posibles desequilibrios.

 

Nosotros cumplimos un año de teletrabajo y no hay vuelta atrás. Nuestra oficina física tiene ahora menos metros cuadrados que los que tenía en marzo 2020 y el equipo está más que comprometido para brindar incluso más calidad en cada proyecto.

¿A ustedes? ¿Cómo les va con el trabajo remoto en sus empresas?

Carlos Morales Navarro
Socio
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