¿Aceptar o no los comprobantes electrónicos? ¡Mucho cuidado!

Todo contribuyente puede aceptar ante Hacienda los comprobantes relacionados con su actividad y que constituyan un gasto deducible… Repetimos, puede, pero NO TIENE que hacerlo.

Esta es la modificación en la aceptación de Comprobantes Electrónicos según el Decreto 42915-H que modifica el Reglamento de Comprobantes Electrónicos y que se publicó el 10 de febrero anterior.

Pero entonces, ¿Por qué cuidado?
Porque aún hay OBLIGATORIEDAD para aceptar (aceptación, aceptación parcial o rechazo) algunas de las facturas de sus proveedores. Esta obligación se da en los siguientes escenarios:

• Cuando el comprobante electrónico recibido no está directamente relacionado con la actividad del contribuyente.
• Cuando el comprobante electrónico recibido goza de algún beneficio fiscal.

Para ellos debe realizar el proceso de aceptación según las especificaciones de la versión 4.3 de Facturación Electrónica.

Aceptación facultativa, ¿qué es eso? Le damos algunos consejos…
La variación expuesta por el Decreto del 10 de febrero anterior modifica el artículo 20 del Reglamento de comprobantes y ahora la aceptación es facultativa (opcional) como regla general y obligatoria según la regla especial que vimos hace unos párrafos.

Para las facturas de aceptación opcional, el Ministerio de Hacienda las tomará como aceptadas de manera automática luego de los 8 días hábiles posteriores al mes de la fecha de la factura, a no ser que usted haya indicado un rechazo de alguna de ellas.

Para evitar problemas y confusiones entre qué debe aceptar y qué no, le recomendamos las siguientes acciones:

1. Mantenga el proceso de revisión de comprobantes recibidos que ya tiene en marcha en su negocio. Si no cuenta con un proceso de revisión, es hora de tener uno:
   • Realice la revisión en los 8 días hábiles luego del mes en que recibió la factura. Identifique aquellos comprobantes que por alguna razón deba rechazar (porque no tienen relación con su actividad, por ejemplo).
2. Asegúrese de aceptar los comprobantes para los que la aceptación continúa siendo obligatoria. Es decir: Identifique los beneficios fiscales de su negocio y téngalos en cuenta al revisar sus facturas recibidas.
3. Recuerde que el proceso de aceptación no se elimina, sino que se modifica. Es fundamental tener esto claro; en cualquier momento usted como contribuyente podría estar obligado a realizar un proceso de aceptación para alguna de las facturas que recibe.
   • Por ejemplo, si su empresa es una empresa PYME que recibe una factura de arrendamiento exenta DEBE aceptarla para poder pasar el alquiler como un gasto deducible. Este es un beneficio fiscal para su negocio y por ende, es OBLIGATORIO aceptarla.
4. Si lo desea, puede seguir enviando la aceptación de sus facturas ante Hacienda. Lo anterior es relevante por dos motivos:
   • Varios contribuyentes unificaron su proceso de aceptación comercial de facturas con el de aceptación ante Hacienda. El cambio introducido NO obliga a modificar el proceso ya implementado.
   • Muchos sistemas de facturación electrónica requieren la aceptación de los documentos para poder incluirlos en los reportes de gastos y compras, utilizados por los contadores para el registro contable y cumplimiento de las obligaciones tributarias. Dejar de aceptar los gastos, implicaría definir un nuevo proceso para que el contador pueda obtener esta información.