Las micro, pequeñas y medianas empresas son mayoría del parque empresarial en Costa Rica. Ellas merecen un reconocimiento especial por haber sobrevivido a pesar de la complejidad de la dinámica empresarial de los últimos tres años, cargando en la espalda los efectos endémicos de la Covid-19 y teniendo que digerir y cumplir con un sistema tributario sustancialmente reformado.

Normalmente escucho testimoniales de “quéjese aquí” de emprendedores, siempre los mismos: dificultad y exceso de trámites para la creación de su negocio, escasa guía e información para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones, confusiones creadas desde las mismas instituciones reguladoras.

“Cumpla así”; “no, no es así, es asá”; “mejor haga una consulta escrita”; “no, mejor apersónese a la Administración”, “todavía no tiene que inscribirse”; “señor(a), usted se tuvo que haber inscrito desde hace tiempo”, “todavía no tiene que presentar declaraciones de impuestos”; “tome señor(a), una sanción por no declarar”.

¡Qué difícil!

Sépalo, empatizo y lo sufro con usted.

A esos valientes emprendedores y representantes de negocios micro, pequeños y medianos, sea cual sea su actividad económica, les quiero adelantar unas cuantas luces, como luces navideñas para que les sea de ayuda para su gestión del próximo cierre fiscal (que, por si no lo sabía es en diciembre 2022):

1) Cumplir adecuadamente sus obligaciones, evitando exponerse innecesariamente a riesgos que atentar contra sus recursos económicos que estoy segura están altamente comprometidos en la etapa introductoria de su negocio, y

2) Aprovechar las oportunidades que permite la normativa tributaria para alivianar la empinada cuesta de esos 4 o 5 años del ciclo de vida de un negocio.

Estas son las luces que le quiero dejar:

1- Inscripción ante la Dirección General de Tributación: Hágalo inmediatamente después de que su empresa esté inscrita en el Registro Público. Si no lo ha hecho, hágalo hoy. Asegúrese de que inscriba la actividad principal a la que se dedicará su negocio; si tiene actividades secundarias las debe inscribir también.

2- Realice las gestiones necesarias para emitir y/o recibir comprobantes electrónicos. Asegúrese de que el facturador electrónico que seleccionó cumpla con todos los requisitos que obliga el Reglamento de comprobantes electrónicos y las especificaciones técnicas de los manuales de facturación electrónica. Si usted inscribió su negocio en el Régimen de Tributación Simplificado, no estará obligado a emitir comprobantes electrónicos, pero sí a respaldar todos sus gastos y compras con este tipo de documento.

3- Asegúrese de que su contador registre en los libros contables de su compañía desde la primera transacción que realizó hasta la última, es decir, que su contabilidad esté al día. Esto es: tener el balance de comprobación, Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio, todos a la fecha de corte del último mes cerrado.

4- Presente las declaraciones de impuestos, IVA y Renta, aunque no haya generado ingresos todavía. Recuerde, en la fase preoperativa su empresa incurrirá en una serie de gastos importantes para adquirir bienes y servicios necesarios para iniciar con la operación.

En estas adquisiciones estará pagando el IVA correspondiente (generalmente el 13% sobre el precio de venta del bien o servicio). El IVA pagado a sus proveedores lo podrá utilizar como un crédito fiscal o saldo a favor para reducir el monto del IVA que, de su flujo de caja, tendrá que pagarle a Tributación una vez que comience a vender su producto o servicio. Eso sí, el aprovechamiento de ese crédito fiscal lo tendrá sí y solo sí usted ha declarado mes a mes en el formulario D104-2 el IVA pagado a sus proveedores.

Asimismo, tenga en cuenta que debe presentar todos los años la declaración de Impuesto sobre la Renta (Formulario D101) aun cuando no haya tenido ingresos todavía.

También tiene derecho tributario de capitalizar los gastos preoperativos, esos que destinó para la constitución de la Compañía o el lanzamiento de su emprendimiento: trámites notariales, asesores, preparación del personal, estudios de mercado, entre otros. Ojo, el tratamiento de dichos gastos será como un gasto desde el punto de vista contable, pero a efectos tributarios será un activo que podrá amortizar en los siguientes 5 años. Esto generará una diferencia temporal que tendrá que conciliar mediante el reconocimiento del Impuesto sobre la Renta Diferido. Lo sé, le acabo de hablar en chino, no se preocupe, si elige bien su contador, él se encargará de hacerlo por usted.

5- Gestione su resultado operativo a efectos tributarios. Esto implica dos cosas:

a) Hacer una conciliación fiscal, que consiste en ajustar la utilidad neta que se refleja en el Estado de Resultados, sumando los gastos que no son deducibles por Ley y restando los ingresos que no son gravables por Ley.

b) Controlar el resultado fiscal (utilidad/pérdida fiscal). Si obtuvo una pérdida fiscal, tome en cuenta que podrá utilizarla como un gasto deducible en los siguientes tres años cuando obtenga una ganancia. Si su empresa es agrícola, podrá tener este beneficio de compensación de bases imponibles negativas con bases imponibles positivas en los siguientes cinco años.

6- La mejor noticia de todas para las micro y pequeñas empresas inscritas en el MEIC o en el MAG: Si la suma de los ingresos que generó en el año (de enero a diciembre 2022) es menor que ₵112.000.000, su empresa tributará en el impuesto sobre las utilidades con una tarifa efectiva menor. Es decir, será menos el mordisco que se deja Tributación. La escala de tarifas aplica escalonadamente de la siguiente manera:

• 5% sobre los primeros ₵5.286.000 de renta neta anual.

• 10% sobre el exceso ₵5.286.000 y hasta ₵7.930.000 de renta neta anual.

• 15% sobre el exceso de ₵7.930.000 y hasta ₵10.573.000 de renta neta anual

• 20% sobre el exceso de ₵10.573.000 de renta neta anual.

Entonces, una micro o pequeña empresa certificada por el MEIC o el MAG, con ingresos anuales menores que 112 millones de colones y que genere una ganancia neta de ₵5.000.000, pagaría de impuesto sobre las utilidades ₵250.000 (el 5%) en lugar de ₵1.500.000 (el 30%).

Y para aún mejor: las empresas antes mencionadas, no deberán pagar el impuesto sobre la renta que determinen en su primer año de operación, mientras que en el segundo y tercer año pagarán solamente el 25% y 50% -respectivamente- del impuesto que determinen.

¿Lo ve?

Hay múltiples oportunidades de aprovechamiento de beneficios fiscales. Muchísimas luces más que le quisiera dar. Ojalá usted las pueda buscar. En este cierre fiscal, seleccione a sus aliados en la gestión de su negocio que le permitan minimizar riesgos y optimizar oportunidades. En Grupo Camacho Internacional estamos a sus órdenes.

Por eso, en realidad nos quedan apenas 2 meses para gestionar precavidamente los riesgos y cargas tributarias que debemos reportar en los dos meses y medios posteriores al 31 de diciembre 2022.

Muchos piensan que aún tienen tiempo suficiente, pues es hasta el final del año cuando su contador les anuncie el monto del impuesto sobre la renta por pagar y para ellos, equivocadamente será hasta entonces cuando “ahí vemos qué hacemos para pagar menos impuestos. ¡Un pensamiento obsoleto! ¡Lo hará perder, no ganar!

Aquellos tiempos donde algunos “creaban” gastos adicionales, respaldados con documentación y todo se acabaron. Adiós al puñito de facturas de gasolineras por gastos de combustible o al otro puñito que respaldaba supuestos gastos de representación. Ni qué decir las infaltables facturas por servicios carísimos, contratados justo al final de período fiscal que, de casualidad, eran del mismo grupo económico.

Todos esos cuentos, malas prácticas, ya no pasan por la garganta de la Administración Tributaria.

Ahora, para el momento del cierre fiscal, los contribuyentes ya han entregado suficiente información a la Administración Tributaria para que esta estime un resultado del impuesto por autodeterminar en diciembre.

Este poder analítico es gracias a las reformas tributarias más recientes sobre la Ley del Impuesto sobre la renta, la Ley del Impuesto al valor agregado y el Código de normas y procedimientos tributarios, así como a las nuevas prácticas de control tributario para verificar el cumplimiento adecuado de los contribuyentes.

Los comprobantes electrónicos emitidos y recibidos podrían llamarse más bien “micro declaraciones.” Informan en tiempo real a la Administración Tributaria sobre las actividades generadores de ingresos y gastos de cada ente generador de riqueza del país.

Es más, es momento de que usted sepa que aún si su actividad o empresa no está obligada a emitir comprobantes electrónicos, es un hecho que alguien más – sus clientes, por ejemplo, están informando a la Administración Tributaria sobre su operación; ya sea por las facturas electrónicas de compra o por la agónica declaración D 151 de clientes, proveedores y gastos específicos, la Administración Tributaria ya tiene una noción del nivel de ingreso que usted debería reportar al cierre de diciembre.

Las declaraciones de IVA son una fotografía mensual de su nivel de ingresos y gastos. Ponen en bandeja de oro la clasificación por tipo de ventas e información detallada sobre compras locales e importaciones. Es claro, las importaciones sin duda tienen un control cruzado con la información custodiada por la Dirección General de Aduanas.

Además, los servicios “intercompany” que mencionábamos antes, que solía facturarse a final del período como servicios de gerenciamiento, alquiler de inmuebles o derechos de uso sobre activos intangibles, para dar algunos ejemplos, quedarán en evidencia si son facturados por ahí de la última quincena de diciembre – ¡qué casualidad! en un monto anual cuando, por su prestación, debieron facturarse y declararse, a efectos del IVA de forma mensual, conforme se haya activado el hecho generador del impuesto y no conforme a las estipulaciones de un contrato que no es más que un aspecto formal.

El principio de realidad económica siempre prevalecerá, es decir la sustancia sobre la forma, y la realidad de la transacción está por encima de la mera formalidad de un contrato. Así estaba estipulado en el artículo 8 del Código de normas y procedimientos tributarios anterior a la reforma fiscal y se afianzó con la incorporación de la cláusula anti elusiva en el artículo 12 bis del mismo código, al facultar, en palabras sencillas, a la Administración para desconocer cualquier figura interpuesta de forma artificiosa con el único fin de obtener un ahorro tributario.

En una actuación fiscalizadora la Administración Tributaria está en potestad de desconocer todos esos gastos que no fueron efectivamente incurridos, porque nunca se dieron los servicios, aunque se hayan facturado, aunque estén respaldados por un contrato, aunque sean “aparentemente” necesarios para la obtención de rentas gravables.

¿Cuál es el costo de es hallazgo? Multiplique el monto de esos gastos por el 30%. Tome el resultado y multiplíquelo por dos. A eso, súmele un 10% de interés anual… ¿Grandecito el número?

¡Tranquilo! No todo es riesgo, costo y negatividad… Aún hay portillos abiertos como la buena planificación fiscal. Esa que se hace de forma inteligente y preventiva, antes de que llegue el 31 de diciembre. Aún se puede minimizar el gasto por impuesto sobre la renta y siempre con base en el cumplimiento del marco legal.

Por ejemplo, si el desarrollo de su actividad económica tiene alguna de las siguientes situaciones, usted o su empresa puede obtener, de seguro, beneficios fiscales (gastos deducibles adicionales a los que tiene en la contabilidad, que disminuyan la base imponible del impuesto sobre las utilidades). Es bueno que consulte con su asesor tributario sobre cómo aprovecharlos:

• Tiene personal contratado con alguna discapacidad, a quienes se les dificulte tener un puesto competitivo.

• El 10% o más del personal contratado tiene 45 años o más.

• Ha adquirido activos muy especializados, por cuanto su empresa requiere estar en constante modernización tecnológica.

• Ha tenido pérdidas fiscales en los últimos dos periodos y estima que declarará una utilidad fiscal en el periodo 2022.

• Se trata de una empresa que está iniciando operaciones o bien una nueva línea de producción/servicio y tiene acumulados gastos de organización (previos al inicio de operación).

• Tiene la política de pagar anualmente indemnizaciones y/o prestaciones a cierto personal de la Compañía.

• Tiene inventario obsoleto o dañado.

• Tiene activos fijos que han sufrido algún deterioro.

• Es un profesional liberal.

Entre más compleja su actividad y más grande su grupo económico, mayores oportunidades de optimización de cargas tributarios podría tener, bajo técnicas de planificación fiscal más delicadas, que no es lo mismo que agresivas.

Para esto, sí o sí, va a necesitar enseñarle a su asesor fiscal el esqueleto de su grupo económico, contarle transparentemente las operaciones que tiene a nivel local e internacional. Esta información, de por sí, ya está en manos de la Administración Tributaria. ¿Qué pierde con contársela a su asesor? Este sí le puede ayudar a minimizar su carga tributaria.

Contribuyente, no espere a tener la contabilidad el 31 de diciembre para planificar su cierre fiscal, es antes de esa fecha en la que aún tiene oportunidades de minimizar el pago del impuesto.

Contribuyente, no espere a tener la contabilidad el 31 de diciembre para planificar su cierre fiscal, es antes de esa fecha en la que aún tiene oportunidades de minimizar el pago del impuesto, respetando la realidad económica de su negocio y apegándose al cada vez más entramado marco normativo. No es cuando vaya a pagar el impuesto que debe buscar o lamentarse por no haber ahorrado, es antes de autodeterminarlo cuando sus oportunidades están abiertas.